"De griffie is de bepalende schakel in democratische vernieuwing"

Interview Heleen van Dijk Griffier van De Fryske Marren
Auteur Heleen van DijkAfzender Lokale-democratie.nlDatum 19-02-2018

Heleen van Dijk is griffier van de gemeente De Fryske Marren. Daarnaast is zij lid van de VNG-commissie Raadsleden en Griffiers, en van daaruit van de werkgroep die de ’Ontwikkelagenda lokale democratie’ opstelde. Zij bespreekt met lokale-democratie.nl de situatie in De Fryske Marren en blikt vooruit op de uitdagingen na 21 maart.

De Fryske Marren heeft deelgenomen aan de democratie testlabs. Daaraan hebben 9 pilotgemeenten deelgenomen om de stand van zaken m.b.t. de democratie op te maken. Wat waren voor u de meest opvallende uitkomsten?

Met het testlab is als het ware een ‘foto’ gemaakt van de democratie in onze gemeente. Dat is het belangrijkste van zo'n traject: dat je je bewust wordt van het feit dat de mensen om je heen veranderen. De verwachting van inwoners van de democratie verandert. Dit vereist een net iets andere insteek dan tot nu toe werd gedaan. Concreet zijn 4 thema’s benoemd waarmee we na de gemeenteraadsverkiezingen aan de slag willen. Dit vormt een advies van de oude raad en college aan de nieuwe raad en college.

Dus vooral het bewustwordingsproces van nieuwe raadsleden wordt hiermee gestimuleerd?

Ja, maar ook de inwoners, ook de ambtenaren en ook de zittende raadsleden moet je bewust maken van het feit dat de verwachtingen en houding van de samenleving ten opzichte van de lokale overheid verandert.

Wat is er concreet uit het testlab gekomen?

Wij hebben in het testlab geconstateerd dat initiatieven uit de samenleving een goede begeleiding vragen. De gemeente heeft een positieve grondhouding richting dit soort Initiatieven, maar de vraag is, hoe ga je ermee om? Dat is het belangrijkste. Aan de hand van het testlab kwamen wij erachter dat wij er niet klaar voor waren. Ambtelijk wordt een initiatief goed begeleid, maar het ontbrak meestal aan verwachtingsmanagement. Als ambtenaren moet je je er bewust van zijn dat de raad er uiteindelijk een klap op moet geven. Schep de juiste verwachtingen bij de initiatiefnemers en de raad door hen zo vroeg mogelijk met elkaar in contact te brengen. Anders leidt het uiteindelijk tot teleurstelling bij beiden.

Heeft de gemeente De Fryske Marren naast de uitkomsten van de testlabs ook een inwerkprogramma die het aan de nieuwe raad wil meegeven?

Ja, wat wij allereerst gaan doen is de uitkomsten van de ‘foto’ overhandigen aan de nieuwe raad, met daarbij ook de oproep er wat mee te doen. Neem het bijvoorbeeld mee in het collegeakkoord. Stel jezelf de vraag: hoe gaan wij de lokale democratie vernieuwen? In het kader van de ‘foto’ zijn ook gesprekken intern gehouden tussen raad en college over de onderlinge samenwerking. Als het college is gevormd zullen wij deze gesprekken verder voortzetten. Bijvoorbeeld tijdens een heidag over de samenwerking raad en college, en de bestuurscultuur voor de komende vier jaar.
Naast ‘hoe gaan wij met elkaar om’ is het ook heel belangrijk, hoe gaan wij met de buitenwereld om? Hoe presenteren wij ons? Dat is in onze gemeente met name ook een vraag vanwege de grote hoeveel dorpen, kernen en stad, namelijk 51 in totaal.

Hoe zorg je als griffie dat de raad met heel De Fryske Marren, met al haar 51 kernen, in contact blijft?

Dat vraagt ook wat van de manier waarop je je presenteert als raad. Inwoners kunnen via de griffie de raad bereiken. Wij zorgen dagelijks dat raadsleden op de hoogte blijven van ontwikkelingen, maar fracties gaan natuurlijk ook op eigen initiatief naar buiten toe. Voor het college gaat dit makkelijker. Iedere wethouder is verantwoordelijk voor een gebied binnen De Fryske Marren. Dit kan voor een raad natuurlijk niet. Dit was ook een van de discussies toen wij 4 jaar geleden gingen fuseren. Toen is besloten dat het college daarin het voortouw neemt. Tegelijkertijd worden er dorpenbezoeken georganiseerd. Hierbij kan een dorp of de raad het initiatief nemen. Dan komt de raad op bezoek en bepaalt het dorp de agenda. Hier kunnen de inwoners dus direct in gesprek gaan met de raad en hun zorgen, twijfels of opmerkingen delen.

Hoe zorg je als griffie dat het werk behapbaar en leuk blijft?

Dat is soms wel lastig. Als griffie probeer je de raad zoveel mogelijk te ontlasten en te zorgen dat je niet enkel vergadert, maar ook regelmatig bezoeken brengt. Maar soms ontkom je er niet aan. Er komen toch vaak verzoeken binnen van fracties om op de hoogte gehouden te worden over een onderwerp en dan wordt er al snel een vergadering over ingepland. Dat kost tijd. Wat je als griffie wel kunt doen is nota’s, raadsvoorstellen etc. behapbaar houden. Bundel de informatie en zorg dat men in een oogopslag kan zien waar het over gaat en wat het raadslid ermee moet. Dat kort en bondig begint natuurlijk al bij het schrijven van het stuk. Uiteindelijk is de afweging aan het raadslid of hij/zij meer tijd in een dossier gaat steken.

Welk advies zou je willen meegeven aan andere griffies in Nederland?

Als het gaat over lokale democratie zou ik zeggen naar alle griffies toe: wees je bewust van het feit dat er allerlei ontwikkelingen gaande zijn in de lokale democratie en neem je raad en college daarin zoveel mogelijk mee. Zeker nu met de verkiezingen. Ik denk dat de griffiers toch wel een bepalende rol hebben in het bewustwordingsproces van vernieuwing in de lokale democratie. En die rol moeten wij als griffiers ook pakken.