Digitaal inspreken

Datum 29-04-2020

Met de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming is het tijdelijk mogelijk om als gemeenteraad ook digitaal besluiten te nemen. Dit is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat het openbaar bestuur juist nu verder kan. Besluitvorming is slechts een gedeelte van het democratische proces. Aan een goed besluit gaat immers goede beraadslaging vooraf, met betrokkenheid van inwoners!

De mogelijkheid van inspraak blijft, de tijdelijke wet verandert op dit punt niets. Wel zal de manier van inspreken kunnen veranderen. Elke overheid kan een eigen afweging maken hoe hier invulling aan te geven, bijvoorbeeld door tijdelijk toegang te hebben tot de digitale vergadering of door schriftelijke inbreng per e-mail. Ook kan de inspreker worden uitgenodigd om fysiek aanwezig te zijn in het gemeentehuis met inachtneming van de RIVM-richtlijnen om daar via een laptop in te spreken in de digitale raadsvergadering. Inspraak blijft dus mogelijk. In dit artikel wordt ingegaan op de verplichtingen, mogelijkheden en een aantal voorbeelden van inspraak bij digitale vergaderingen. Ook worden een aantal praktische tips gegeven.

Digitale inspraak: hoe zit het eigenlijk?

Inspraak in de gemeenteraad is een bekend instrument waarmee inwoners en/of belanghebbenden hun betrokkenheid uiteen kunnen zetten of hun expertise ter beschikking kunnen stellen aan de raad. De digitale raadsvergaderingen vinden vaak plaats via digitale applicaties zoals Cisco Webex, Microsoft Teams, Skype for Business, Jitsi, Circuit, Jit, Callaba.io, Whereby.com, Mozilla Hubs of Zoom. Een aantal mogelijkheden om het digitaal inspreken vorm te geven zijn:

  • Digitaal inbellen:
    De inspreker ‘belt in’ en wordt aan de digitale vergadering toegevoegd. De inbreng kan gedaan worden zodra hij of zij het woord krijgt van de voorzitter. De griffie instrueert de inspreker vooraf.  
  • Via een computer op het gemeentehuis:
    In de raadszaal of andere ruimte van het gemeentehuis, stadskantoor of wijkcentrum (gelet op de RIVM-richtlijnen) wordt een laptop gereed gemaakt om de inspreker zijn of haar inbreng te laten doen. De griffie kan hierbij ondersteunen.
  • Op papier:
    Naast een mondelinge inbreng blijft de schriftelijke inbreng mogelijk als inwoner of belanghebbende. De inbreng van de inspreker wordt vooraf aan de vergaderstukken toegevoegd.

Mede van op basis de digivaardigheid en voorkeuren van de inspreker kan een methode gekozen worden. Zie het handboek virtueel vergaderen (p.64) hoe inspraak gedurende de digitale vergadering handig ingevuld kan worden om recht te doen aan raad en inspreker. Er zijn al gemeenten in Nederland actief bezig met het digitale inspreekrecht. Zie het artikel van Binnenlands Bestuur experimenteren met digitaal inspreken voor voorbeelden.

Digitale inspraak in gemeente Hilversum

Een van deze gemeenten is Hilversum. Griffier Paul van Ruitenbeek licht toe: “In eerste instantie zijn alle raadsleden in Hilversum aangesloten op het programma Zoom. Dat lukte wel, maar bij sommige raadsleden moest de griffie actief ondersteunen. In eerste instantie was het idee om insprekers volledig digitaal aan te laten sluiten bij de vergadering. Toen er ook discussie ontstond over de betrouwbaarheid van het gekozen systeem is er besloten om een andere voorziening te treffen. Op die manier hoeven insprekers geen gebruik te maken van eigen apparatuur en lopen zij dus geen beveiligingsrisico’s. In de zo goed als lege raadzaal van Hilversum zijn op ruime afstand laptops geplaatst. Dit heeft als voordeel dat de insprekers, de voorzitter en griffier, die ook in de zaal aanwezig zijn oogcontact met elkaar kunnen hebben. De griffie is daarbij host en kan bij (digitale) problemen inspringen. Er worden maximaal drie insprekers per ronde toegelaten tot de raadzaal. Andere insprekers worden opgevangen in andere zalen, waar de stream van de vergadering te volgen is”. De tips en aandachtspunten die Van Ruitenbeek hierbij kan geven zijn:

  • Het is niet verplicht naar het raadhuis te komen. Een schriftelijke bijdrage leveren mag ook.
  • In het raadhuis vindt de begeleiding naar de raadzaal plaats door een bode die ook instructies geeft over het voldoende afstand houden.
  • De inspreker wordt gewezen op de camera op de laptop. Het scherm, met daarin de camera, moet goed worden afgesteld om de inspreker voordelig in beeld te brengen.
  • De inspreker krijgt “oortjes” overhandigd die na afloop mee naar huis mogen worden genomen. Dit voorkomt dat het geluid gaat rondzingen omdat er in de raadzaal meerdere deelnemers aan de digitale vergadering zijn; bovendien is het geluid van een laptop vaak minder optimaal. De spreker buigt daarom dan voorover om het beter te horen, hetgeen niet bevorderlijk is voor het beeld.
  • Een inspreker krijgt korter tijd dan normaal. Daar communiceert de griffie van tevoren heel helder over. De voorzitter vraagt daarvoor ook voorafgaand aan de vergadering om begrip. De ervaring is dat met digitaal vergaderen zowel de deelnemers als de insprekers door hun voorbereiding puntige bijdragen leveren. Drie minuten is vaak voldoende.
  • In Hilversum is schriftelijke verslaglegging gebruikelijk, dus de bijdrage van de inspreker wordt ook genotuleerd, dat geeft zekerheid. De bijdrage mag ook na afloop nog worden geleverd en wordt dan ter beschikking gesteld aan de raads- en commissieleden.
  • De accounts die worden gebruikt voor de inspreker worden voorzien van de namen inspreker 1, 2 en 3, zodat ook voor de kijkers thuis zichtbaar is wie inspreker is. Bij de andere namen van de vergaderdeelnemers vermelden we de partijnamen.
  • Er moet een chatfunctie zijn, ofwel via WhatsApp of via het gebruikt vergaderprogramma. We hebben al een keer meegemaakt dat een wethouder “uit de vergadering was gevallen” Deze wethouder kwam terug en toen moesten er bijdragen over worden gedaan. “Dat kost u weer tien minuten van uw leven” riep de wethouder, tot hilariteit van de vergaderdeelnemers.

Hilversum is tevreden over de mogelijkheden tot inspreken, stelt Van Ruitenbeek: “We zijn tevreden. Toch blijft er wel discussie bestaan over de vraag of grote onderwerpen op deze wijze moeten worden behandeld. Er is afgesproken dat op het moment dat de voorbereiding van de raadsvergadering naar het idee van partijen niet voldoende is geweest door de beperkingen van deze constructie, de optie bestaat om voorstellen later verder te behandelen. Aan het eind van de bespreking wordt altijd vastgesteld of het onderwerp rijp is voor behandeling in de digitale raad. Er zijn fracties die pleiten voor uitstel van grote onderwerpen en andere fracties willen juist doorgaan”.

Digitaal inspreken in gemeente Castricum

Een ander voorbeeld is de gemeente Castricum waar op donderdag 9 april - de dag dat de tijdelijke wet in werking trad - een besluitvormende vergadering plaatsvond. Griffier Vera Hornstra en plaatsvervangend griffier Rosanne Slootweg zetten hun aanpak uiteen: “We zijn gewoon gaan doen. Al doende leerden wij het eigenlijk. Daarbij zie je dat het voor alle gemeenten pionieren is en aftasten. We zijn Zoom gaan gebruiken als raad. De gehele raad heeft een IPad dus dit was organisatorisch snel te regelen. Met insprekers is het maatwerk. We doen het op die manier waarbij de inspreker zich het prettigst voelt. We kunnen de inspreker in de digitale vergadering voegen. Sommige insprekers zijn minder digivaardig. Hen kunnen wij aanbieden de inbreng schriftelijk te doen of op het gemeentehuis achter een laptop”. Castricum kent door hun vergadermodel vooral insprekers in de commissievergaderingen waar het debat plaatsvindt. Bij de besluitvormende raadsvergadering staan de stemmingen centraal.” De griffie geeft aan dat de vergadering op donderdag 9 april een goede oefening was: “Als griffie hebben wij het voortouw genomen door proactief de digitale middelen te organiseren, ons in de tijdelijke wet te verdiepen en de raad inclusief voorzitter te instrueren. Dit werd door iedereen gewaardeerd.” Daarbij geeft de griffie wel een winstwaarschuwing af: “Nu waren het niet hele politiek gevoelige onderwerpen. Ik ben benieuwd of het ook zo soepel werkt als er grote onderwerpen op de agenda staan”.

Tips uit Castricum:

  • Ga het doen en oefen. Het is voor iedereen uitvinden dus installeer de middelen en benut een geplande commissievergadering om hiermee te oefenen. Het verrast hoe snel het went om digitaal aan de slag te gaan.
  • Instrueer de deelnemers (raadsleden, inspreker en voorzitter) vooraf goed over de gebruiken/spelregels tijdens de digitale vergadering. Een ordelijke vergadering vraagt meer discipline en een extra aantal basisregels.
  • Bekijk per inspreker wat gewenst is. Dat is maatwerk. Niet iedereen is even digivaardig of spreekt graag op dezelfde manier in. Biedt de verschillende opties aan.

Verder lezen?