Een online regionale bijeenkomst van volksvertegenwoordigers over de concept-RES: het kan!

Auteur Annajorien PrinsDatum 07-05-2020

Op 1 april deden Claartje Brons en Elfride Willemse een oproep voor meer democratie in de energietransitie. Want de besluitvorming over de energietransitie gaat op dit moment ‘gewoon’ door en het is belangrijk dat de belangen van inwoners hierin goed vertegenwoordigd worden. Juist nu het coronavirus het fysieke vergaderen over de concept Regionale Energiestrategieën (RES’en) lastig maakt, zouden we moeten investeren in democratische kwaliteit van de besluitvorming. In reactie op deze oproep, delen we graag een voorbeeld van Annajorien Prins strategisch adviseur van de Provincie Overijssel over RES-regio West-Overijssel waar volksvertegenwoordigers regionaal én online samenkomen.

Regionaal samenwerken in RES West-Overijssel

Eerst wat achtergrondinformatie over RES West-Overijssel. In het najaar van 2019 is in West-Overijssel een regionale werkgroep van raadsleden, statenleden en waterschapsbestuurders opgericht. Deze werkgroep is op initiatief van volksvertegenwoordigers tot stand gekomen, om regionale samenwerking in de beeldvormende fase van politieke besluitvorming te bevorderen. Concreet heeft de werkgroep de volgende 4 taken: 1) het versterken van de informatiepositie van alle volksvertegenwoordigers in de RES regio, 2) het geven van procesadvies m.b.t. het politieke besluitvormingsproces aan de RES-stuurgroep, 3) het voorbereiden van regionale bijeenkomsten voor volksvertegenwoordigers en 4) het laten aansluiten van vergaderagenda’s van de verschillende raden, staten en waterschapsvergadering op elkaar en het RES-proces. Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft destijds besloten om deze nieuwe manier van interbestuurlijke samenwerking tussen volksvertegenwoordigers te ondersteunen, door een ambtelijk secretaris voor deze werkgroep te bekostigen. Sindsdien komt de werkgroep regelmatig samen, heeft procesadvies gegeven aan de stuurgroep m.b.t. het behandelen van de concept RES in de raden, staten en waterschappen en heeft al een aantal regionale bijeenkomsten georganiseerd. Op 24 april vond de eerste online bijeenkomst plaats en op 8 mei de tweede. Graag vertellen we jullie meer over de aankomende bijeenkomst.

Bijeenkomst 8 mei: bespreking concept-RES in regionaal verband

Eind april is in West-Overijssel de concept-RES bekend gemaakt. Toen duidelijk werd dat het RES-proces door loopt in deze coronatijden, is besloten dat de gezamenlijke voorbereiding op het behandelen van de concept-RES ook door zou moeten lopen. Hiervoor organiseert de regionale werkgroep op 8 mei een online bijeenkomst. Deze bijeenkomst heeft meerdere doelen:

  • Het is de bedoeling dat volksvertegenwoordigers tijdens de bijeenkomst inzicht krijgen in het RES-proces tot nu toe en in de volgende fase;
  • Ook krijgen volksvertegenwoordigers de mogelijkheid om (technische) vragen te stellen over de concept-RES aan de RES-coördinator, de voorzitters van de stuurgroep en betrokken ambtenaren;
  • Maar misschien nog wel het belangrijkste doel is het onderling uitwisselen van wat men vindt van het RES-bod.

In de maand mei wordt de concept-RES in alle raden, staten en waterschappen behandeld. Het concept zal niet vastgesteld worden (zoals in sommige RES-regio’s gebeurt), maar er worden wel wensen en bedenkingen meegegeven aan bestuurders en aan het NPRES. Om deze wensen en bedenkingen goed voor te bereiden, is het handig om te weten hoe je buren tegen de huidige plannen aankijken. En misschien is er zelfs samenwerking mogelijk in de wensen en bedenkingen die geuit zullen worden. Dit wordt allemaal duidelijk op 8 mei.

Maar hoe bereid je een online bijeenkomst voor?

Een online bijeenkomst heeft een aantal voordelen: zo kan je gemakkelijk ‘break-out rooms’ aanmaken waar mensen met elkaar in gesprek kunnen, zonder dat er tijd verloren gaat aan het wandelen naar een ruimte en het ophalen van koffie bij het koffieapparaat. Hierdoor is er als het ware meer tijd beschikbaar voor agendaonderwerpen dan tijdens een fysieke bijeenkomst het geval is. Maar aandacht verslapt ook eerder bij online bijeenkomsten. Dus is er goed nagedacht over afwisseling en interactie in het programma. In de hoop dat andere RES regio’s hiervan kunnen profiteren, delen we graag de ontwerpprincipes van deze bijeenkomst.

Welke ontwerpprincipes hanteren we op 8 mei?

In voorbereiding op deze online bijeenkomst is er uitgebreid contact geweest met de voorzitter van de regionale werkgroep, de ambtelijk secretaris, de RES-coördinator, andere betrokken ambtenaren en twee onafhankelijke gespreksbegeleiders die als begeleider zullen optreden van de online bijeenkomst. Uit deze gesprekken zijn de volgende uitgangspunten voortgekomen:

  • Informatie die voor iedereen relevant en nuttig is, wordt plenair gedeeld. Dit kan in de vorm van presentaties. Maar het is belangrijk dat de inhoud hiervan aansluit bij de verwachtingen en behoeften van de aanwezige volksvertegenwoordigers. Om dit te borgen, worden vragen van volksvertegenwoordigers van te voren opgehaald en gedeeld met de plenaire sprekers.
  • Een goed gesprek over wensen en bedenkingen bij de concept-RES, kan eigenlijk niet plenair. In een grote groep kan immers niet iedereen aan bod komen en verdwijnen ook vele mensen letterlijk ‘uit beeld’. Dus worden er verschillende groepjes gemaakt, van ongeveer 4-6 mensen. Dit is een geschikte omvang als je daadwerkelijk een dialoog wilt laten ontstaan. Een groep aanmaken kan gemakkelijk via de optie ‘break-out rooms’ in Zoom.
  • Het is handig als volksvertegenwoordigers met ‘buren’ in gesprek gaan: d.w.z. niet de volksvertegenwoordigers die ze in de eigen raad/staten/waterschap tegenkomen. Zo krijgen ze beeld van de verschillende opvattingen in de regio. Omdat het ondoenlijk is om van te voren alle groepjes in te delen, worden de break-out rooms ‘random’ samengesteld. Als men toch collega’s tegenkomt in een groepje, wordt een van de twee verzocht terug te keren naar het hoofdgesprek. Dan wordt die volksvertegenwoordiger weer aan een ander groepje toegewezen.   
  • Om de ‘spelregels’ van het online gesprek te borgen en het proces te begeleiden, zijn (onafhankelijke) gespreksbegeleiders handig. Zij hoeven niet in de ‘break-out rooms’ te zitten, maar overzien het geheel en zijn aanspreekpunt voor alle vragen die volksvertegenwoordigers hebben over de bijeenkomst zelf.

Programma 8 mei

Deze uitgangspunten hebben geleid tot een programma van 2 uur, waarbij er een plenair gesprek is met een aantal sprekers en ruimte voor (technische) vragen. Vervolgens gaan de volksvertegenwoordigers in break-out rooms met elkaar in gesprek over hun wensen en bedenkingen. Met tot slot een gezamenlijke afronding.

Conclusie

De energietransitie vraagt om een nauwe betrokkenheid van volksvertegenwoordigers en inwoners bij de keuzes die worden gemaakt. Ook in coronatijden. En “creativiteit in het benutten van (digitale) mogelijkheden zorgt ervoor dat we elkaar toch kunnen blijven opzoeken, ideeën en standpunten uit kunnen wisselen”, aldus Claartje Brons en Elfride Willemse. We hopen dat volksvertegenwoordigers in RES West-Overijssel door de online bijeenkomst tot dezelfde conclusie komen. Binnenkort delen we hoe men de online regionale bijeenkomst heeft ervaren!