Online RES-overleg tussen volksvertegenwoordigers: even gluren bij de buren

Auteur Annajorien PrinsDatum 15-05-2020

Volksvertegenwoordigers in heel Nederland staan op dit moment voor de opgave te reflecteren op het RES-proces. “Zijn we tevreden met het concept-bod? Hoe staat het met de betrokkenheid van de samenleving tot nu toe? Hoe wordt de 50% lokaal eigendom ambitie uit het Klimaatakkoord geïnterpreteerd? Is dit de meest gunstige verdeling tussen ‘zon’ en ‘wind’?”

Deze en nog veel meer vragen horen we nu overal in de (digitale) vergaderingen van gemeenteraden, Provinciale Staten en waterschappen. De behandeling van de concept RES is immers een belangrijk moment voor volksvertegenwoordigers om invloed uit te oefenen en de stem van inwoners te laten horen. Waar normaliter insprekers, pers en toehoorders in de zaal zouden zitten, is het momenteel een beetje behelpen met een online debat of een fysieke vergadering tussen woordvoerders zonder publiek. Volgens Claartje Brons en Elfride Willemse vraagt deze coronatijd juist om een versterking van het democratische proces. Maar ja, hoe dan?

Vorige week deelden we een voorbeeld van de RES regio West-Overijssel, gericht op het versterken van de informatiepositie van volksvertegenwoordigers. Concreet gezegd: op vrijdag 8 mei was er een regionaal overleg waar volksvertegenwoordigers regionaal én online samenkwamen over de concept RES. Annajorien Prins strategisch adviseur van de provincie Overijssel blikt terug op deze bijeenkomst, zodat we van elkaar kunnen leren.

Korte terugblik: waarom werd de bijeenkomst georganiseerd?
De bijeenkomst vond plaats op initiatief van de regionale werkgroep. Om volksvertegenwoordigers in de hele regio voor te bereiden op het politieke debat in de eigen raad, Provinciale Staten of waterschap, diende de bijeenkomst drie doelen: 1) het bieden van inzicht in het RES-proces tot nu toe en wat nog gaat komen, 2) het beantwoorden van (technische) vragen en 3) het onderling uitwisselen tussen volksvertegenwoordigers van wat men vindt van het RES-bod. De voorzitters van de RES stuurgroep, betrokken ambtenaren en meer dan 50 raadsleden, Statenleden en waterschapsbestuurders logden hiervoor in op Zoom.   

Hoe ging het er vervolgens in deze bijeenkomst aan toe?
Deelnemers werden welkom geheten door de onafhankelijke gespreksbegeleiders. Zij legden hun rol uit en lichtten het programma toe. Eerst werd een openingswoord gegeven door de voorzitter van de regionale werkgroep, daarna gaven de beide voorzitters van de RES-stuurgroep een presentatie over het RES-proces tot nu toe waarna de RES-coördinator het stokje overnam om de fase tot RES 1.0 te schetsen. Vervolgens was er een Q&A-sessie, waarin deelnemers vragen konden stellen aan de sprekers en andere aanwezige ambtenaren. Hiermee was het eerste uur gevuld. In het tweede uur werd het plenaire gesprek ingeruild voor de meer ‘intieme’ gesprekken in break-out rooms over wensen en bedenkingen. Met tot slot een plenaire afsluiting en een aantal mentimeter-vragen. Een vol programma dus, aangezien er drie doelen te behalen waren.

Hebben we deze doelen behaald?
Daar lijkt het wel op! Zo vertelde Ruben van de Belt, voorzitter van de regionale werkgroep en raadslid in Zwolle (ChristenUnie): “Dankzij deze bijeenkomst heb ik voor het eerst het gevoel dat wij kunnen sturen op wat er regionaal gebeurt. Dat heeft te maken met de vorm van de sessie en met het feit dat de behandeling van de RES overal tegelijkertijd gebeurt. Het is een hele goede voorbereiding op het gezamenlijk indienen van moties. En doordat we elkaar leren kennen tijdens zo’n bijeenkomst, zie je dat dit ook boven het partijpolitieke uitstijgt.”

De rest van de deelnemers hebben ook gereflecteerd op de bijeenkomst. Een van de mentimeter vragen tijdens de plenaire afsluiting was: hoe heb je deze bijeenkomst ervaren? De antwoorden laten zien dat de volksvertegenwoordigers het informatief vonden en het onderlinge gesprek prettig vonden. Het lijkt er dus op dat de doelen zijn behaald.

Foto 6

Tips & tops
Omdat het juist in deze tijden nuttig is om een goede én gezamenlijke voorbereiding te hebben op het politieke debat in de gemeenten, provincies en waterschappen, hoop ik dat andere RES-regio’s gebruik kunnen maken van onze voorbereiding op deze bijeenkomst. Dus deel ik graag onze tips & tops, aan de hand van de 4 ontwerpprincipes van de bijeenkomst.   

  • 1e ontwerpprincipe: nuttige informatie wordt plenair gedeeld
    Het eerste uur werd besteed aan het delen van informatie over het RES-proces en het beantwoorden van vragen.

    Tops: Er waren van tevoren vragen ingediend die (deels) beantwoord werden in de presentaties. Daarnaast werd de mogelijkheid om vragen te stellen in het gesprek volop benut: via de chat kwamen de vragen binnen. De gespreksbegeleider hield de chat in de gaten en wees de sprekers erop wanneer een vraag binnenkwam. Voor de vragen waar niet direct een antwoord op gegeven kon worden, is afgesproken dat schriftelijke beantwoording volgt. 

    Tips: voor een deel van de volksvertegenwoordigers was de informatie al bekend en duurde het plenaire gesprek te lang. Voor sommigen was het wel nuttig. Kennisniveaus lopen uiteen tussen volksvertegenwoordigers. Goed om hier rekening mee te houden.
     
  • 2e & 3e ontwerpprincipe: het goede gesprek kan het beste ontstaan in kleine groepjes en tussen ‘buren’ die elkaar niet vaak treffen
    Het tweede uur werd besteed aan het uitwisselen van wensen en bedenkingen over de concept RES. Hiervoor maakten de gespreksbegeleiders verschillende break-outrooms aan met ongeveer 4 volksvertegenwoordigers per ruimte. Als je bij een bekende in de groep zat, kon je terugkomen naar de centrale ruimte om opnieuw ingedeeld te worden.

    Tops: Dit onderdeel was het grote succes van de bijeenkomst. Ruim 45 minuten lang waren volksvertegenwoordigers in klein comité met elkaar in gesprek over de concept RES. Jarco van der Stege, raadslid in Olst-Wijhe (Gemeentenbelangen Olst-Wijhe), zei hierover: “De break-outrooms vond ik heel nuttig om met elkaar van gedachten te wisselen en te horen wat er speelt in de andere gemeenten. Het contact is laagdrempelig en je merkt dat mensen makkelijker vragen durven te stellen. In dit gesprek heb ik ook nieuwe ideeën opgedaan voor wensen en bedenkingen.”
     
    Tips: Als je elkaar echt niet kent en je komt een break-out room in, dan is het even zoeken hoe je het gesprek met elkaar begint. En wie neemt dan het voortouw in het gesprek? Hier kan een instructie bij helpen voordat men de break-outrooms ingaat.
     
  • 4e ontwerpprincipe: benut gespreksbegeleiders voor het borgen van de spelregels
    Er waren in totaal twee gespreksbegeleiders waren aanwezig: één om de spelregels duidelijk te maken en het programma te begeleiden en één om achter de schermen break-outrooms voor te bereiden en mentimeter vragen uit te zetten.

    Tops: met de gespreksbegeleiders was het programma van tevoren besproken en de processtappen in het gesprek doorgedacht. Hierdoor verliep de bijeenkomst gemakkelijk en was het programma ook daadwerkelijk afgerond met 2 uur. De neutrale begeleiding zorgde ervoor dat alle deelnemers gelijkwaardig met elkaar in gesprek konden.
     
    Tips: “Zorg ervoor dat je de verwachtingen kunt waarmaken. We hebben niet alle vragen kunnen beantwoorden. Ter plekke hebben we toen de afspraak gemaakt dat antwoorden worden nagestuurd. Altijd goed. Houd presentatie(s) vooral ook kort en bondig, zodat je voldoende tijd hebt om vragen te beantwoorden. Het helpt om de vorm en inhoud van de presentaties vooraf te delen met de begeleiders. Die kunnen dan alvast meekijken of de presentatie past binnen de beschikbare tijd”, aldus Mara van den Eelaart, een van de gespreksbegeleiders van de bijeenkomst.

Al met al een geslaagde bijeenkomst dus. Of zoals Rudi van Zandwijk, raadslid in Zwartewaterland (CDA), het verwoordde: “Dit was de 4e bijeenkomst. Ik heb voor het eerst echt een gevoel bij hoe de RES leeft in andere gemeenten. Jammer dat het voorlopig de laatste bijeenkomst is.”

Deel je ervaringen

Organiseer jij ook een online regionaal overleg tussen volksvertegenwoordigers? Laat Democratie in Actie weten hoe dat ging, dat kan via diaservicepunt@vng.nl

Graag nemen we lessen van anderen mee in onze werkwijze.