Verslag startbijeenkomst griffierspool in Utrecht

Datum 13-02-2019

Op vrijdag 8 februari 2019 vond in Utrecht een geslaagde startbijeenkomst van de griffierspool van Democratie in Actie plaats. Griffiers vanuit het hele land kwamen bijeen om kennis en praktijkervaringen te delen over democratische en bestuurlijke innovaties. De bijeenkomst werd geleid door Sabine de Kroon en Petra Paulides van het programma Democratie in Actie.

Aanleiding

De aanleiding voor de griffierspool is het Democratiepact dat eind 2018 is ondertekend door Renée Wiggers, voorzitter van de Vereniging van Griffiers (VvG), en Maarten Schurink, SG van het ministerie van BZK. Met het Democratiepact geven de VvG en het ministerie van BZK invulling aan de gezamenlijke ambities voor de versterking en vernieuwing van de decentrale democratie. Minister Ollongren heeft deze ambities geformuleerd in het plan van aanpak Versterking Lokale Democratie en Bestuur.
Om het evenwicht te kunnen behouden in een steeds veranderend speelveld is het belangrijk dat griffiers zichzelf continu blijven ontwikkelen. Daarom zet de VvG met de Professionaliseringsagenda in op permanente educatie van griffiers. De griffierspool is een van de manieren om dit te bereiken. De missie van de griffierspool luidt daarom: samen leren door te doen.

Startbijeenkomst griffierspool

Sabine de Kroon opent de bijeenkomst. Ze bedankt de aanwezige griffiers voor hun komst en legt meteen het doel van de sessie uit: uitleg geven over aanleiding en doel van de griffierspool en samen vraag en aanbod in kaart brengen. Renée Wiggers neemt vervolgens kort het woord over en geeft o.a. aan zeer tevreden te zijn met de omvang van de griffierspool. Met maar liefst 45 griffiers, 15 procent van het volledige aantal in Nederland, beschikt de pool nu al over een stevige basis vol kennis en kundigheid.

Na een korte introductie van het programma zet Petra Paulides de griffiers aan het werk. Verspreid over twee kamers gaan de griffiers aan de slag, eerst nog individueel, later in groepjes. Op grote flipover vellen geven zij antwoord op vragen als:
1. Welke randvoorwaarden zijn voor jou het meest belangrijk in je werk?
2. Welke ervaring heb je met veranderen & vernieuwen?
3. Welke expertise breng je mee en op welke thema’s kun je hulp gebruiken?
4. Wat is je ervaring met trainingen?

Na een korte pauze – waarin persoonlijke ervaringen collegiaal worden gedeeld – start het co-creatie gedeelte van de sessie. De griffiers gaan dit keer in groepjes van 4 á 5 onderling in gesprek om een antwoord te vinden op de volgende drie vragen:
1. Waar wil je aan bijdragen in Democratie in Actie?
2. Wat kan je voor een andere griffier/gemeente betekenen?
3. Welk aanbod zou je willen doen?
Aan het slot van dit onderdeel worden de bevindingen van elke groep door één griffier gepresenteerd.  Als vervolg op deze bijeenkomst gaat het team van Democratie in Actie een analyse maken van vraag en aanbod en concrete matches maken. Veel van de aanwezige griffiers schrijven zich al in voor de train-de-trainer trajecten voor Raad in Beraad en de Quick Scan Lokale Democratie

De griffierspool bewijst bestaansrecht

De kracht van de griffierspool zit in de kennis en ervaring die elke griffier inbrengt. Deze startbijeenkomst laat zien dat griffiers deze kennis en ervaring graag delen en dat dat weer leidt tot verfrissende, nieuwe ideeën. De oproep van de griffiers aan het team van Democratie in Actie om snel concrete vervolgstappen te zetten en die simpel en overzichtelijk te houden, laat zien hoeveel waarde de griffiers hechten aan de griffierspool.

Wat motiveerde de griffiers om naar deze bijeenkomst te komen? Hun antwoorden laten zien dat de griffiers de bijeenkomst niet alleen heel leerzaam vonden, maar tevens van groot belang.

Renée Wiggers – voorzitter van de Vereniging van Griffiers
“Vandaag heeft aangetoond dat griffiers heel erg bereid zijn om elkaar te helpen, daar ook echt tijd in willen stoppen en in een griffierspool willen stappen. Ook vinden ze het heel leuk om dat terug te ontvangen van collega’s. Dat zie je nu ook. Men wisselt ook nu heel erg concreet ervaringen met elkaar uit en dat is gewoon altijd heel belangrijk. Je helpt anderen, maar je helpt ook jezelf.”

Ruurd Palstra – griffier Velsen
“Ik vond het heel belangrijk dat we met elkaar konden laten zien dat we heel veel kennis in huis hebben. Heel veel griffiers hebben hier heel veel ervaring. Juist dat met elkaar articuleren en het bekijken van welke thema’s kunnen nou een bijdrage aan elkaar leveren vond ik heel goed. Er kwamen echt een aantal vragen van mensen van 'Hoe gaan we hiermee om?' en ook een aanbod van 'Kijk, hier heb ik een mooi voorbeeld hoe je dat aanpakt'. Dat is ongelooflijk belangrijk. Hoe verschillend alle gemeenten ook zijn, die vraagstukken zijn redelijk vergelijkbaar. Dus dat vraag en aanbod met elkaar combineren, dat vond ik wel een heel goede zet dat we dat hier hebben gedaan.”

“Ik zie zeker waarde in nog een bijeenkomst. We hebben het gehad over die vraag en aanbod markt, om het maar zo te zeggen. Het is belangrijk dat het up-to-date blijft. Het aanbod kan steeds verschillen, maar de vraag kan ook steeds verschillen. Dus dit regelmatig met elkaar blijven doen, op zijn minst zou ik zeggen één keer per jaar, om even met deze groep weer te kijken waar zitten we nou en wie haakt er nog meer aan met aanbod of ideeën?”

Lenneke van de Meer – griffier Steenbergen
“Ik ben naar de sessie gekomen om te kijken waar de overeenkomsten zitten tussen de vraag en aanbod behoeften van griffiers onderling. Wat kunnen we voor elkaar betekenen?
We kunnen heel veel van elkaar leren, omdat de speerpunten in de verschillende gemeenten allemaal op een net even iets ander vlak of op een ander vraagstuk liggen. Dat we van elkaar kunnen leren is buitengewoon handig. Daar hebben we geen dure adviesbureaus voor nodig.”

Bredere ondersteuningspool

De griffierspool is onderdeel van een bredere ondersteuningspool van Democratie in Actie die maatwerkondersteuning biedt aan gemeenten. De adviseurs in de pool kunnen een korte periode meedenken met gemeenten over een lokaal democratieproject, een bijdrage leveren aan een lokale bijeenkomst of fungeren als klankbord en sparringpartner. De griffiers in de pool kunnen ook ingezet worden om een workshop te begeleiden of een traject zoals de Quick Scan Lokale Democratie.

Griffiers die zich nog willen aanmelden voor de griffierspool kunnen dit doen bij petra.paulides@vng.nl of 0641251188. Via de website www.lokale-democratie.nl houden we u op de hoogte over de voortgang van de griffierspool.

Lees ook
Democratiepact